Студенческий научный кружок (СНК) кафедры патологической анатомии ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава России, как большинство других, проводит лекции, мастер-классы, научные проекты и совместные заседания с другими кружками университета. Организацией работы СНК на постоянной основе занимаются 4 человека: 2 куратора по направлениям "Онкопатология" и "Педиатрия", староста и заместитель старосты.
Территориальная разобщенность команды (рис. 1) послужила поводом для поиска цифровых инструментов (ЦИ) для распределенной работы, который был начат в 2017 г. Занятия студентов начальных курсов проходят в основном здании университета на юго-западе Москвы. Начиная с III курса студенты выезжают на базы университетских клиник, которые могут находиться на существенном удалении от основного здания. Руководители направлений ведут постоянную практическую и научную работу в нескольких клиниках в разных концах города. Проводить очные совместные заседания нескольких кружков и работать над совместными проектами всегда было нетривиальной задачей. С началом пандемии новой коронавирусной инфекции COVID‑19 это стало почти невозможно.
&hide_Cookie=yes)
Главная задача в организации работы распределенной команды - проектная работа, которая реализуется с помощью ЦИ. Под ЦИ понимается программное обеспечение (ПО) в виде самостоятельного ПО для персонального компьютера (ПК), облачное решение SaaS (англ. software as a service - программное обеспечение как услуга) для работы через браузер (Chrome, Safari, Edge и т. д.) или мобильное приложение для телефона/планшета. Все рассмотренные нами ЦИ и методы основаны на классических и современных методах проектного управления - waterfall [1, 2], agile [2-5], kanban [2, 6, 7], scrum [5, 8].
Кратко каждый метод можно охарактеризовать следующим образом.
· Классический/waterfall - последовательное прохождение этапов проекта от инициации до завершения.
· Agile - запуск нескольких этапов проекта одновременно с корректировками в процессе выполнения.
· Kanban - метод упорядочивания и визуализации работы в виде карточек задач.
· Scrum - объединяет в себе принципы классического метода и agile.
Эти методологии широко используются в разных отраслях [9] и постепенно проникают в медицинское образование [10-13].
Существует большой выбор ЦИ для продуктивной совместной работы. В своем поиске мы искали максимально простой ЦИ от одного производителя, чтобы снизить затраты на настройки и интеграции на ПК участника.
Основные цели подбора ЦИ, которые нужно достигнуть:
· Постановка и контроль выполнения задач (управление проектом).
· Графическое представление идеи (ментальная карта/белая доска).
· Совместная работа над документами (облачное хранение документов).
Материал и методы
C 2017 по 2020 г. были протестированы 6 ЦИ для организации совместной работы: Trello (Atlassian, Австралия), Office365 (Microsoft, США), Meister (Meister, Германия), Битрикс24 (Битрикс, Россия), Asana (Asana, США), Google Workspace (Google, США). Эти ЦИ были выбраны на основании типовых обзоров ЦИ для проектной работы [14] и личного опыта авторов. Каждый ЦИ тестировали от 4 до 6 мес и оценивали по 12 критериям.
Критерии оценки были выбраны исходя из сложившихся потребностей работы СНК и личного опыта организации работы каждого автора.
Обучение - простота регистрации/авторизации. Качество справочных материалов для неподготовленного пользователя и активность сообщества для решения проблем.
Управление проектом - удобство постановки и контроля работы над задачами.
Ментальные карты - наличие собственного сервиса или подключаемого от сторонних разработчиков. Возможность переводить узлы ментальной карты в задачи менеджера проектов.
Совместное редактирование - наличие общего хранилища, приложений, форматов документов и контроля ролей для работы над документами нескольких авторов.
Библиотечные менеджеры - удобство работы с ПО для хранения библиографических данных, оформления ссылок и списков литературы.
Облачное хранилище - количество поддерживаемых сторонних облачных хранилищ менеджерами проекта и лимиты собственных.
Автоматизация - наличие и удобство автоматизации повторяющихся действий собственными средствами.
Интеграции - наличие и удобство автоматизации повторяющихся действий средствами сторонних разработчиков ПО.
Сложность настройки - необходимость специальных знаний для выполнения пунктов 2, 5, 7 и 8.
Общение - наличие собственных средств коммуникации для бесшовной работы команды в единой среде.
Платформы - поддержка работы ЦИ на ПК в виде самостоятельного приложения или через браузер, наличие мобильного приложения.
Стоимость - возможность начала работы на бесплатных тарифах и наличие скидок для образовательных/некоммерческих проектов.
В конце использования проводилось анкетирование субъективной оценки 5 участников проекта: 2 руководителя СНК, староста СНК, заместитель старосты СНК и координатор. Каждый критерий оценивался по полуколичественной шкале, где + - плохо, ++ - удовлетворительно и +++ - хорошо.
Критерии оценки
1. Обучение
Перед началом подбора ЦИ желательно провести опрос у команды и выяснить, какие аккаунты социальных сетей они уже используют. Создание дополнительных регистраций может стать незначительным субъективным барьером для быстрого выбора ЦИ. Ограничивают выбор способа регистрации Asana (Google или e-mail), Microsoft (e-mail, телефон или GitHub) и Google (e-mail). Это неудобство использования продуктов Microsoft и Google почти компенсируется широким спектром экосистем IT-гигантов и распространенность их продуктов. Если команда использует операционную систему Windows 10/11, можно настроить авторизацию с помощью Hello [15]. Это значительно упрощает авторизацию в продукты Microsoft (Windows 10/11 и/или Office365) в дальнейшем. У Trello и Meister выбор метода авторизации существенно шире (Google, Apple аккаунты и других социальных сетей).
Основной проблемой в начале работы всегда является время, затраченное на знакомство с ЦИ. Максимально комфортный ознакомительный тур и справочные материалы есть у Trello, Meister и Asana. В случае остальных ЦИ поиск решения задачи в справочном центре и его реализация могут занять существенное время. Более удобно обращение за решением к поисковым системам (yandex.ru, google.com и т. п.). В результатах поисковой выдачи можно найти видеоуроки и нестандартные решения использования ЦИ. Например, Google Sheets/Microsoft Excel как инструмент управления проектом, Google Docs/Microsoft Word как ментальную карту и т. п.
2. Управление проектом
Самый простой вариант организации работы - общий календарь со списком задач и мероприятий. Этот метод больше подходит для работы над утвержденными заранее типовыми задачами. Microsoft ToDo и Google Tasks обладают очень урезанным функционалом. Специализированные сервисы управления проектом позволяют создавать карточки задачи, группировать и перемещать их между проектами, использовать вложенные списки в карточке задачи (подзадачи), прикреплять файлы, назначать исполнителей, устанавливать сроки и т. п.
Для контроля над проектом можно использовать kanban-доски или диаграмму Ганта (рис. 2) [16, 17]. Диаграмма Ганта полезна, когда зависимости между задачами являются основными факторами формирования расписания. Иными словами, следующая задача начинается только после завершения предшествующей. Kanban-доски можно использовать для работ, которые не имеют жесткой зависимости между собой и карточки задач перемещаются внутри: как внутри группы по приоритету, так и между группами по мере выполнения. Диаграмма Ганта подходит, если есть предварительный план для всего содержания проекта. Kanban-доски больше подходят для случаев, когда весь план возникает и дорабатывается по мере развития проекта. Kanban-доски лучше подходят для повторяющейся работы (работы со схожими этапами), а диаграмма Ганта - для последовательных этапов или комбинации различных видов работ. Выбор зависит от концепции управления проектом (agile, scrum, waterfall). Отметим, что в изученных ЦИ есть функция "связать задачи". И тогда отдельные карточки на kanban-доске можно преобразовать в диаграмму Ганта. Такая возможность есть в Meistertask (тариф Business) и Битрикс24 (ограничения 3 связи на бесплатном тарифе). Этим достигается гибкое совмещение преимуществ kanban и диаграммы Ганта.
&hide_Cookie=yes)
Максимально дружелюбно для пользователя с минимальным опытом организована работа с проектом в Trello, Meistertask и Asana, так как эти сервисы созданы специально для такой работы. У Microsoft есть отдельные приложения Project [17] и Planner [18], но они не входят в пакет Office365 для физических лиц и требуют дополнительных финансовых расходов или доступны только для юридических лиц. Для решения этой проблемы мы рекомендуем использовать встроенные шаблоны Microsoft Excel и Google Sheets для ведения проекта на основе диаграммы Ганта, например в Битрикс24 есть все нужные компоненты, но они имеют ограничения на бесплатном тарифе и требуют времени на освоение.
Под наши цели мы выбрали работу с kanban-доской, так как она позволяла гибко вести работу и выводить на один экран все направления работы СНК (рис. 3). В карточках задач содержится информация о том, кому она назначена, кто наблюдает, основные тезисы к задаче, контрольные списки, прикрепленные файлы, связанные задачи и комментарии (рис. 4). Таким образом, вся информация по задачам собрана в одном месте и всегда видна общая картина, что упрощает контроль выполнения.
&hide_Cookie=yes)
&hide_Cookie=yes)
Наш опыт показал, что максимальный эффект при использовании связей между задачами можно достигнуть при интеграции в проект ментальных карт.
3. Ментальные карты
Для визуализации идей отлично зарекомендовала себя методология ментальных карт [19-21]. Использование этого метода для медицинского образования отражено в позитивных [22, 23] и сдержанных [24, 25] мнениях. Наша цель - фиксирование и развитие идей с переносом в задачи менеджера проекта (рис. 5), а не мнемотехника. Ментальные карты отлично подходят для создания шаблонов плана заседания СНК, дизайна исследования, плана статьи или доклада. Удобно сохранять на одной доске в формате заметок фрагменты информации, чтобы потом их структурировать. Максимальный эффект от ментальных карт получается, если элементы можно переводить в формат карточек задач и там же назначить исполнителя без перехода в менеджер проекта. В этом сценарии получается бесшовная работа между ментальными картами и менеджером проекта. Дополнительная выгода от такой связки - распределение прав доступа к информации без перехода на платные тарифы. Таким образом доступ к задачам и ментальной карте одного и того же проекта могут получать разные участники проекта. Из изученных нами инструментов в период 2017-2020 гг. только продукты Mindmeister и Microsoft Visio имели полноценную интеграцию задач и ментальных карт, основанную на собственных разработках. Отметим, что Microsoft Visio - это мощный профессиональный ЦИ для создания блок-схем и ментальных карт.
&hide_Cookie=yes)
4. Совместное редактирование
Совместная работа над научной статьей - это неотъемлемая часть профессионального развития студентов, ординаторов и аспирантов. Организовать удобную совместную работу над документами очень важно для успешной научной работы [26]. Написать простые заметки непосредственно в карточке задачи позволяют все представленные ЦИ. Meisternote и Microsoft OneNote обладают расширенными функциями редактирования заметок, но их функционал малопригоден для полноценной работы над научной статьей. Для этих целей лучше пользоваться специализированными текстовыми процессорами. Вариант работы в Libre Office или Open Office мы не рассматривали на момент подбора ЦИ, так как давно пользуемся продуктами Microsoft и не нашли доводов отказываться от них. Использование бесплатных офисных продуктов может быть хорошим решением для минимизации расходов или при отсутствии альтернативного решения. Максимально эффективные ЦИ для совместной работы над документами (статья, презентация, таблица, фото и т. п.) из рассмотренных вариантов есть только у Microsoft и Google. Текстовые редакторы этих компаний поддерживают библиотечные менеджеры, и они интегрированы с собственными сервисами облачного хранения One Drive и Google Drive соответственно.
5. Библиотечные менеджеры
Написание научной статьи требует активной работы с литературными источниками и оформление пристатейного списка литературы. Автоматизация оформления списка литературы - это важный этап в трудоемкой работе ученого над академическим текстом [27, 28]. К сожалению, только текстовый редактор Microsoft Word имеет интеграцию с большим списком библиотечных менеджеров (Mendeley, Zotero, EndNote и т. д.) [29]. Для комфортной работы библиотечного менеджера с Google Docs мы нашли только два продукта - Paparepile [30] и Zotero [31]. Zotero и Mendeley имеют расширения для текстовых процессоров из бесплатных офисных пакетов Libre Office и Open Office. Наш опыт показал, что это сочетание Microsoft Word и Mendeley работает стабильно, требует минимальных настроек и финансовых затрат. Подобрать удобное для себя решение можно, ознакомившись с ключевыми характеристиками библиотечных менеджеров на соответствующей странице Wikipedia [29].
6. Облачное хранение
Все рассмотренные инструменты для управления проектом предлагают свои услуги для хранения документов. Для успешной совместной работы рационально предусмотреть хранение документов в отдельном облачном хранилище, которое поддерживает менеджер проектов, иначе прикрепленный к задаче документ можно будет редактировать, только скачав себе на компьютер. После редактирования нужно опять прикрепить документ к задаче. При этом названия документов могут оставаться одинаковыми для пользователя. Иначе говоря, нужно в ручном режиме отслеживать версию документа. Хуже только пересылать копии документа соавторам по e-mail. Выбор полноценного облачного хранилища позволяет гибко настраивать права доступа к документам. Например, пользователь может видеть задачу, но не может редактировать прикрепленный документ. Функция ролей и администратора для обеспечения прав доступа есть только на платных тарифах в Trello, Meister и Asana. Облачные хранилища лишены этих недостатков. Дополнительно выбор стороннего облачного хранилища снижает внешние риски в случае недоступности ЦИ управления проектом.
Технология облачного хранения документов существенно упрощает совместную работу. Во-первых, эта технология позволяет получать доступ к документу в любой точке мира при наличии подключения к сети Интернет. Если соавтор работает без доступа к сети Интернет, то внесенные изменения тоже будут синхронизированы после подключения. Во-вторых, облачные хранилища позволяют редактировать документы в браузере без необходимости устанавливать дополнительное ПО. В-третьих, облачные хранилища оснащены функцией контроля версий, что минимизирует риски утраты документа или путаницы в правках соавторов.
У всех рассмотренных сервисов есть интеграции с большинством популярных облачных хранилищ (табл. 1).
&hide_Cookie=yes)
Размер файлов для совместной научной работы (текст, таблица, презентация), как правило, не превышают 30-50 Мб. По этой причине имеющиеся ограничения начальных планов для Trello, Meister и Asana мало влияют на выбор ЦИ для совместной работы. Если размер файла превышает лимит, его можно загрузить в другое облачное хранилище (One Drive, Google Drive и т. п.). Подобрать удобное решение для хранения документов можно на основании обзоров в сети Интернет [32, 33].
По нашему опыту, совместно работать над документами лучше в стандартных форматах Microsoft Office, так как это максимально распространенный формат в научной среде медико-биологических дисциплин. В этом случае исключены ошибки форматирования стилей при передаче файла и упрощается работа с библиотечными менеджерами.
7. Автоматизация
Инструменты продуктивной работы всегда должны иметь встроенные механизмы автоматизации рутинных действий. Например, делать автоматические отложенные публикации в соцсетях с анонсом заседаний, создавать повторяющиеся задачи с контрольным списком подготовки к заседанию, назначать ответственных в зависимости от статуса задачи и т. п. Базовые средства автоматизации, не требующие навыков программирования, есть у всех ЦИ, кроме Google Workspace. Например, гибкую автоматизацию с широким спектром функций можно реализовать через специализированное приложение Microsoft Power Automate [34]. Несмотря на дружественный для пользователя интерфейс и шаблоны, настройка процессов может занять время. Если нет возможности использоваться Power Automate и не хватает встроенных ЦИ автоматизации в Trello, Meister и Asana, можно воспользоваться сторонними сервисами автоматизации. Более подробно ознакомиться с возможностями наиболее популярных сервисов можно в обзорах и руководствах для Zapier [35, 36] и IFTTT [37, 38].