Автоматизация фронтально-циклового расписания ФГБОУ ВО "Тверской государственный медицинский университет" Минздрава России

РезюмеВ статье рассматривается опыт автоматизации фронтально-циклового расписания в ФГБОУ ВО "Тверской государственный медицинский университет" Минздрава России на базе "1С: Автоматизированное составление расписания. Университет".

Ключевые слова:фронтально-цикловое расписание, автоматизация

Мед. образование и проф. развитие. 2018. № 2. С. 175-186. doi: 10.24411/2220-8453-2018-12013.

Об исполнителе. Центр компетенции по образованию "Русские Решения" специализируется на автоматизации медицинских образовательных учреждений с помощью программ, разработанных на платформе "1С:Предприятие 8". С 2006 г. мы являемся партнером компании "1С" в статусе "1С:Франчайзи".
О заказчике. ФГБОУ ВО "Тверской государственный медицинский университет" Министерства здравоохранения Российской Федерации основан в 1954 г. на базе Ленинградского стоматологического института, переведенного из Ленинграда в город Калинин.
Цель проекта - повышение эффективности и качества составления фронтально-циклового расписания в ФГБОУ ВО "Тверской государственный медицинский университет" Минздрава России (ТвГМУ).
Задачи:
■ Автоматически следить за выполнением запланированной нагрузки.
■ Полностью исключить коллизии в составленном расписании.
■ Бронировать аудиторный фонд для лекций и части занятий.
■ Заложить фундамент для последующей реализации отображения персонализированного расписания в личном кабинете студента.
■ Заложить основы автоматизированного формирования учебного поручения кафедрам.
■ Реализовать персонализированные расписания студента, преподавателя, кафедры, факультета.
■ Облегчить труд методистов - составителей расписания.
Ситуация до внедрения
2 неудачные попытки автоматизировать расписание собственными силами
На момент старта проекта составлением расписания в ТвГМУ занимались 3 методиста-составителя, и на решение этой задачи всегда уходило очень много времени: методисты вручную сводили расписание с помощью MS Word и Excel, после чего итоговое расписание вручную переносили в самописную программу, из которой оно попадало на сайт вуза [1]. Из-за нехватки аудиторий методистам вручную приходилось делить группы на подгруппы.
Помимо сложностей с управлением аудиторным фондом и минимизацией окон, отсутствовал контроль над заменами, с трудом считалась фактическая нагрузка по преподавателям.
Плюс ко всему, поскольку все расписание составлялось вручную, нередки были накладки, вызванные человеческим фактором.
Оптимальным решением большинства этих сложностей стала автоматизация составления расписания. Ранее в вузе уже пробовали самостоятельно автоматизировать расписание, но попытки оказались неудачными.
В.М. Микин, начальник управления образовательных информационных технологий: "За всю историю были 2 безуспешные попытки частично автоматизировать расписание в вузе".
В начале проекта методисты-составители не верили, что можно успешно автоматизировать фронтально-цикловое расписание, потому что это слишком сложная задача. Поэтому было принято решение проводить автоматизацию по мягкой проектной технологии - "1С:Технология быстрого результата" (1С:ТБР -подробнее о технологии см. в Приложении 1).
Сложности реализации проекта
К основным сложностям проекта можно отнести:
■ недоверие пользователей:
- практически никто не верил в успех из-за двух неуспешных попыток самостоятельной автоматизации;
- многие сотрудники вуза хотели бы оставить все как есть;
- даже среди руководителей вуза были опасения, что не стоит автоматизировать: "Жили как-то, не стоит менять...";
■ внедрение происходило удаленно (из г. Санкт-Петербурга);
■ автоматизация шла без заранее составленного технического задания;
■ формулировка задач пользователями на уровне "хотелок" ("хотим, чтобы работало так, сами придумайте, как автоматизировать").
Специфика расписания заказчика
1,5 мес длился весь проект автоматизации расписания
В ТвГМУ, как и в большинстве медицинских вузов России, на младших курсах обучение построено по фронтальной форме: в течение учебного года студенты изучают несколько предметов параллельно.
На старших курсах начинается цикловое обучение - предметы изучают последовательно. Например, для лечебного факультета идет сначала 2 нед иммунология, потом 2 нед терапия. Таким образом, ТвГМУ имеет консолидированную форму обучения -фронтально-цикловую и, как следствие, фронтально-цикловое расписание, которое обладает следующей спецификой.
■ Есть занятия, которые привязываются только к временной сетке; есть те, которые привязываются только к датам и не привязываются к аудиториям.
■ Разная продолжительность пар, перерывов.
■ Цикловые практические занятия. Деление групп на подгруппы по разным критериям.
■ Смена типа расписания через полсеместра (цикловой тип с привязкой только ко времени расписания у первой половины курса меняется на теоретический тип с привязкой ко времени и кафедре).
■ Занятия и лекции, повторяющиеся где-то через 2 нед, где-то через 3 нед.
■ Зависимость места проведения занятия от его темы.
■ Сложность с учетом аудиторного фонда (например, в больницах у части группы занятия идут в одной ординаторской, а у другой - в рекреации).
В.М. Микин, начальник управления образовательных информационных технологий: "Автоматизация составления расписания оставалась фантастикой!".
Этапы внедрения
Этап 1: детальное обследование
Путем личного и дистанционного интервью (с помощью вебинаров) было проведено информационное обследование ключевых пользователей, собраны учебные планы, составлены списки учебных групп, аудиторий и клинических баз.
В результате детального анализа всех проведенных интервью и представленных материалов появилось понимание: с учетом медицинской специфики вуза программу автоматизированного составления расписания писать придется практически с нуля. На тот момент не было готового решения на языке "1С:Предприятие", которое позволялобы составлять расписание поэтапно, не привязываясь к стандартным ограничениям, давало бы возможность делить отдельный этап ("Составление расписания кафедр") на множество различных пользователей, которые корректировали бы свою часть, и при этом обладало бы понятным и удобным интерфейсом.
В качестве базовой программы для последующей адаптации под специфику фронтально-циклового расписания был выбран программный продукт "1С:Автоматизированное составление расписания. Университет" [2].
В.М. Микин, начальник управления образовательных информационных технологий: "Бизнес-процессы вуза в части составления фронтально-циклового расписания фактически не укладываются в логику программного продукта "1С:Авто-матизированное составление расписания. Университет". Поэтому был разработан полностью свой функционал на базе 1С:АСР".
Совместно с методистами ТвГМУ была нарисована схема (рис. 1), отражающая процесс составления расписания как есть, и продуман алгоритм составления расписания, который предстояло заложить в программу.
Этап 2: разработка.
Расписание сессий
5 мес длился весь проект автоматизации расписания
В связи с тем, что методисты-составители очень скептически относились к идее автоматизации фронтальноциклового расписания, было решено использовать тактику внедрения от простого к сложному, чтобы за короткий срок достичь ощутимых положительных результатов и получить необходимую поддержку ключевых пользователей. Поэтому сначала был автоматизирован самый маленький участок работ учебной части -расписание сессий (рис. 2).

После успешного выполнения этой задачи пользователи увидели положительной результат, и их доверие к специалистам Центра компетенции по образованию (ЦКО) "Русские Решения" стало быстро расти. Можно было переходить к автоматизации основного расписания.



М.А. Максимова, начальник учебного отдела: "На мой взгляд, самое большое удобство в работе с программой - это контроль. Устранение технических ошибок. Облегчение в работе с огромными объемами информации. Формирование документов, исключающее ошибки и несоответствия".
Расписание лекций и управление аудиторным фондом
Первыми важными участками автоматизации стали контур составления расписания лекций и управление аудиторным фондом, которое имеет следующую специфику:
■ составляется по потокам;
■ составляется с четкой привязкой к временной сетке расписания;
■ есть привязки к аудиториям;
■ нет привязки к преподавателям;
■ необходимо учитывать занятость кафедр;
■ необходимо видеть на сетке расписания дополнительные занятия и мероприятия.
С учетом данных особенностей был разработан специальный интерфейс для составления расписаний лекций (рис. 3).
Расписание практических занятий
100% отсутствуют коллизии за счет контроля программы при составлении расписания
Следующий участок автоматизации, касающийся составления расписания практических занятий, можно разделить на 2 подэтапа - по типу занятий, проводимых в медицинском вузе.
■ Расписание практических занятий, которое накладывается на расписание лекций;
■ Расписание цикловых практических занятий.
Оба варианта имеют одни и те же особенности составления расписания, но кардинально отличаются методом заполнения шахматки.
М.А. Максимова, начальник учебного отдела: "Разработанная программа составления фронтально-циклового расписания полностью соответствует специфике организации учебного процесса
нашего вуза, методисты учебного отдела получили огромное облегчение от автоматизации своего труда за счет автоматического контроля накладок при составлении расписания, обмена информацией с кафедрами и вывода на печать необходимых отчетных форм".
В результате был разработан единый интерфейс для составления практических и цикловых практических занятий (рис. 4).
Микин В.М., начальник управления образовательных информационных технологий: "В целом мы получили больше, чем ожидали!".
Калинкин М.Н., ректор: "ФГБОУ ВО “Тверской ГМУ” Минздрава России выражает благодарность за успешное выполнение проекта автоматизации составления учебного расписания".

1С: Технология быстрого результата
Автоматизация расписания проходила без составления технического задания в атмосфере первоначального недоверия пользователей. Была применена проектная технология быстрого результата (1С:ТБР), которая позволила сократить затраты (время, бюджет, ресурсы) на тяжелый документооборот и сосредоточиться на быстром и качественном решении наиболее приоритетных и актуальных для заказчика на данный момент участков.
Ключевые принципы 1С: ТБР для достижения результата:
■ Высокая мотивация заказчика на получение результата, поддерживаемая административным ресурсом самого заказчика.
■ Организация непрерывной, быстрой и эффективной обратной связи, тесное взаимодействие членов команды.
■ Постоянно растущее доверие в ходе проекта.
■ Высокий уровень профессионализма членов команды проекта.
■ Стремление к простоте, умение выявлять главное и расставлять приоритеты.
■ Гибкое планирование работ, ресурсов и затрат.
Более подробно изучить технологию можно на бесплатном курсе: http://sdo.1c.ru/courses/free/a972384a-74dd-7fa6-d66a-d7dff1d674ff_tbr/

Литература

1. Официальный сайт ФГБОУ ВО Тверской государственный медицинский университет [Электронный ресурс]. URL: https://tvgmu.ru/rasp/. (дата обращения: 08.08.2018)

2. Карточка решения "1С:Автоматизированное составление расписания. Университет" [Электронный ресурс]. URL: http://solutions.1c.ru/asp_univer/featur. (дата обращения: 08.08.2018)

References

1. Official site of the FSBEI HE Tver SMU MOH Russia [Electronic resource]. URL: https://tvgmu.ru/rasp/ (date of access August 8, 2018).

2. Solution card "1C:Automated scheduling. University" [Electronic resource]. URL: http://solutions.1c.ru/asp_univer/feature. (date of access August 8, 2018)